Tot ce trebuie sa știi despre e-Factura și certificatul digital calificat
Ce este sistemul e-Factura?
e-Factura este sistemul electronic național implementat de ANAF pentru transmiterea și validarea facturilor fiscale în format digital.
Scopul său este de a crește transparența tranzacțiilor, de a combate evaziunea fiscală și de a îmbunătăți colectarea TVA.
Spre deosebire de factura tipărită sau de un fișier PDF trimis prin e-mail, e-Factura este un fișier XML structurat, care conține date standardizate și codificate, validate de autoritatea fiscală.
Acest fișier trebuie încărcat în platforma SPV (Spațiul Privat Virtual), urmând a fi verificat și aprobat de ANAF.
Important: o factură emisă nu este considerată validă din punct de vedere fiscal până nu este acceptată în sistemul e-Factura.
Cine are obligația să folosească e-Factura?
Începând cu 1 ianuarie 2025, toți operatorii economici stabiliți în România vor avea obligația legală de a emite și transmite facturi prin sistemul e-Factura, indiferent dacă beneficiarul este o persoană juridică sau fizică.
Sunt incluși aici:
Instituții publice: primării, ministere, școli, spitale, regii autonome;
Firme private și PFA-uri: indiferent de domeniul de activitate;
Persoane fizice: atunci când achiziționează produse sau servicii livrate în România.
Amenzi și sancțiuni
Nerespectarea termenului legal de transmitere (maximum 5 zile lucrătoare de la emiterea facturii) atrage sancțiuni contravenționale:
Între 1000 și 10000 lei, în funcție de dimensiunea firmei (mare, mijlocie sau mică);
Recepționarea unei facturi în afara sistemului e-Factura, după 1 iulie 2024, este de asemenea sancționabilă — amenda poate ajunge la valoarea TVA înscrisă în factură.
e-Factura nu trebuie confundată cu o „factură în format electronic” (PDF, Word etc.). Este un sistem distinct, automatizat, bazat pe fișiere XML validate direct de ANAF.
Ce ai nevoie pentru a folosi sistemul e-Factura?
Pentru a putea transmite și primi facturi prin sistemul RO e-Factura, orice operator economic trebuie să îndeplinească două condiții esențiale:
Certificat digital calificat (semnătură electronică calificată)
Pentru autentificarea în SPV și semnarea documentelor, ai nevoie de un certificat digital calificat, emis de un furnizor autorizat în România, conform Regulamentului eIDAS.
Acest certificat:
Asigură identitatea digitală a utilizatorului;
Permite semnarea electronică a documentelor cu valoare legală echivalentă semnăturii olografe;
Este obligatoriu atât pentru înregistrarea contului în SPV, cât și pentru autorizarea accesului aplicațiilor adiționale;
Fiecare firmă trebuie să aibă cel puțin o persoană autorizată cu un astfel de certificat.
Cont activ în Spațiul Privat Virtual (SPV)
SPV este platforma pusă la dispoziție de ANAF pentru comunicarea electronică între contribuabili și autoritatea fiscală.
Pentru a utiliza e-Factura, trebuie:
Să ai un cont valid în SPV, înregistrat pe numele firmei;
Să asociezi certificatul digital calificat cu acest cont;
Accesul în contul SPV al firmei se face exclusiv pe bază de certificat digital — fără acesta, nu poți folosi e-Factura.
Ce este certificatul digital calificat?
Certificatul digital calificat este un element esențial pentru identificarea electronică în relația cu instituțiile statului, în special în contextul utilizării sistemului RO e-Factura.
Acesta este un document electronic emis de un furnizor autorizat, care confirmă identitatea titularului și îi permite să semneze documente cu valoare legală echivalentă semnăturii olografe (scrise de mână).
Important: Fără un certificat digital calificat, nu poți accesa Spațiul Privat Virtual și, implicit, nu poți trimite sau primi e-Facturi.
Certificatul poate fi obținut de la furnizori acreditați de către Autoritatea pentru Digitalizarea României (ADR).
Condiții tehnice de implementare pentru certificatul digital calificat
Odată obținut, certificatul trebuie corect implementat pentru a putea fi utilizat în relația cu ANAF. Acesta poate fi implementat local local(token) sau pe cloud.
În spatele funcționării certificatului se află lanțul de încredere. Lanțul de încredere este o succesiune de certificate digitale — de la cel personal, până la cel al autorității de certificare — care trebuie instalate manual pe computerul utilizatorului, astfel încât sistemul să poată „avea încredere” în semnătura produsă. Pentru ca acesta să funcționeze corect, trebuie să fie recunoscut de sistemul de operare și de aplicațiile care îl folosesc și instalat conform specificațiilor distribuitorului.
Important: Dacă lipsește vreun certificat intermediar sau rădăcină, semnătura este considerată invalidă de aplicații sau browsere.
Pentru certificatul digital utilizat în varianta locală este necesară instalarea și configurarea manuală a acestuia în funcție de sistemul de operare (Windows/Linux/macOS) și de driverele oferite de distribuitor, asocierea manuală a certificatului în SPV și efectuarea setărilor avansate pentru integrarea aplicațiilor terțe. Tokenul vine însoțit de aplicații proprii de management și semnare, ce trebuie configurate corespunzător, după condițiile specificate de distribuitor.
Versiunea în format cloud necesită activarea autentificării în doi factori (2FA), integrarea cu aplicații terțe prin API-uri și webhook-uri și poate presupune și configurări suplimentare în contul SPV.
Indiferent de formatul ales pentru certificat, este necesară și activarea semnării direct în browser mai ales pentru cei care vor să trimită e-Facturi manual, din contul SPV ANAF. Această funcționalitate nu este activată implicit și presupune configurarea setărilor de securitate ale sistemului (firewall, antivirus) și asigurarea comunicării cu browserul din setările de rețea.
Condiții tehnice de generare și transmitere a e-Facturii
Pentru ca o e-Factură să fie transmisă cu succes în portalul ministerului, aceasta trebuie să fie într-un format XML acceptat și validată în prealabil. Pentru a obține o copie într-un format lizibil al facturii (PDF), aceasta trebuie convertită din XML în PDF, dar există și aplicații care se ocupă de acești pași simultan.